Доступни су различити стандардни типови кореспонденције, попут штампања фактуре, извода са рачуна итд. Такође се могу креирати прилагођени типови кореспонденције.
Кореспонденције се могу креирати у време обраде одређене пословне трансакције или у каснијој фази за већ креирана књижења трансакција.
Преписка се може послати купцу / добављачу у различитим форматима попут е-поште и факса. Преписка је у основи писма итд. Која се шаље из САП-а добављачу / купцу итд.
Кореспонденција се може креирати појединачно или колективно, ад хоц или путем аутоматизованог серијског посла.
У овом упутству ћете научити-
- Врсте преписки
- Дописне конфигурације
- Дописивање генерације
- Дописно штампање
- Преписка путем е-поште
Врсте преписки
Следи пример различитих стандардних врста кореспонденције, које се могу копирати да би се креирао одређени прилагођени образац, програм итд.
| Врста преписке | Опис преписке | Програм штампе | Потребни подаци | Узорак стандардног обрасца САП скрипте |
|---|---|---|---|---|
| САП01 | Обавештења о уплатама | РФКОРД00 | Број документа | Ф140_ПАИ_ЦОНФ_01 |
| САП06 | Изводи на рачуну | РФКОРД10 | Број и датум рачуна | Ф140_АЦЦ_СТАТ_01 |
| САП07 | Извештаји о меницама | РФКОРД20 | Број документа | Ф140_БИЛЛ_ЦХА_01 |
| САП09 | Интерни документи | РФКОРД30 | Број документа | Ф140_ИНТ_ДОЦУ_01 |
| САП10 | Појединачна писма | РФКОРД40 | Број рачуна | Ф140_ИНД_ТЕКСТ_01 |
| САП11 | Изводи из докумената | РФКОРД50 | Број документа | Ф140_ДОЦУ_ЕКСЦ_01 |
| САП13 | Изјаве купаца | РФКОРД11 | Број и датум купца | Ф140_ЦУС_СТАТ_01 |
Дописне конфигурације
Конфигурисање кореспонденције у САП-у може се извршити у следећим корацима доле
Корак 1) Дефинисање врсте преписке
Путања: - СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни купаца> Ставке> Кореспонденција> Направи и провери подешавања за кореспонденцију> Дефиниши врсте кореспонденције
Шифра трансакције: - ОБ77
Овде су доступни различити типови САП стандардне кореспонденције. Такође можете да креирате своје прилагођене врсте преписке. Можете да одредите који подаци су потребни за генерисање преписке, нпр. За извод рачуна можете да наведете да је главни клијент / добављач неопходан за извод. Такође, можете одредити параметре датума и текст који ће се појавити за одабир датума.
Корак 2) Доделите програм дописном типу
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни купаца> Ставке> Кореспонденција> Израда и провера подешавања за кореспонденцију> Додељивање програма за врсте кореспонденције
Шифра трансакције: - ОБ78
Овде треба да повежете програм генератора кореспонденције са типом кореспонденције. Такође можете одредити различите програме за различите кодове компанија. (Такође, овде можете одредити подразумевану варијанту за извршавање програма. Такву варијанту можете креирати из трансакције СЕ38 / СА38 за програм.)
Такође можете да креирате сопствени прилагођени програм као копију стандардног програма и можете да направите одговарајуће промене како бисте задовољили било коју специфичну потребу вашег клијента.
Корак 3) Одредите функције позива за тип дописивања
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни купаца> Ставке> Кореспонденција> Израда и провера подешавања за кореспонденцију> Одређивање позивних функција
Шифра трансакције: - ОБ79
Овде треба да наведете у ком тренутку можете да генеришете одређени тип преписке. Такође можете да одредите различито подешавање за различите кодове компанија. Доступне су разне опције: -
- У време уноса документа (нпр. ФБ50, ФБ60, итд.)
- У време књижења уплата (нпр. Ф-28, Ф-26, итд.)
- У време приказа или промене документа (нпр. ФБ02, ФБ03, итд.)
- У време приказа рачуна (нпр. ФБЛ1Н, ФБЛ5Н итд.)
Корак 4) Доделите образац за дописивање програму за дописивање
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни клијената> Кореспонденција ставки поруџбина> Израда и провера подешавања за кореспонденцију> Одредите имена образаца за штампу кореспонденције
Шифра трансакције: - ОБ96
Овде треба да наведете које дефиниције образаца ће користити програм за штампу кореспонденције. Такође можете да одредите различито подешавање за различите кодове компанија. (Образац САП скрипте дефинисан је помоћу трансакције СЕ71 , где су различити подаци уређени у излазном формату да би се обрадили. Овај образац САП скрипте дефинише изглед у излазу.)
Такође можете користити двоцифрене ИД-ове образаца помоћу којих можете позивати различите обрасце за различите ИД-ове образаца у истом коду компаније.
ИД овог обрасца може се дати на екрану за избор програма за штампу који генерише кореспонденцију. За тип преписке можете истовремено одабрати само један ИД обрасца. Можете да креирате више врста кореспонденције, покрећући различите ИД-ове образаца.
Корак 5) Дефинишите детаље о пошиљаоцу за дописивање
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни клијената> Ставке> Кореспонденција> Унеси и провери подешавања за кореспонденцију> Дефиниши детаље о пошиљаоцу за образац за кореспонденцију
Шифра трансакције: - ОББ1
Овде можете повезати детаље за заглавље, подножје, потпис и пошиљаоца. Овај текст је дефинисан коришћењем трансакције СО10 са ИД-ом текста као што је горе повезано (нпр. АДРС). Такође можете одредити различито подешавање за различите кодове компанија. (Такође се може дефинисати двоцифрена варијанта пошиљаоца, коју можете дати параметрима за избор програма за штампу. То ће омогућити различите детаље о пошиљаоцу у оквиру исте шифре компаније.)
Корак 6) Дефинишите варијанте сортирања за кореспонденцију
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни купаца> Ставке поруџбине> Кореспонденција> Унеси и провери подешавања за кореспонденцију> Дефиниши варијанте сортирања за кореспонденцију
Шифра трансакције: - О7С4
Овде можете одредити којим редоследом ће се генерирати дописна писма. На пример, ако генеришете извод рачуна за више добављача, тада ће се добављачи сортирати овим редоследом, а затим ће се генерирати писмо. Ова варијанта сортирања може се дати на екрану за избор програма за штампу који генерише кореспонденцију.
Корак 7) У дописивању дефинишите варијанте сортирања за ставке поруџбина
Путања: -СПРО> Финансијско рачуноводство (ново)> Потраживања и рачуни> Рачуни купаца> Ставке поруџбине> Кореспонденција> Направи и провери подешавања за кореспонденцију> Дефиниши варијанте сортирања за ставке поруџбине
Шифра трансакције: - О7С6
Овде можете одредити којим редоследом ће се различите ставке поруџбина појављивати у дописним писмима. На пример, ако извод рачуна добављача има више рачуна, тада ће се рачуни сортирати овим редоследом, а затим ће се писмо генерисати.
Ова варијанта сортирања може се дати на екрану за избор програма за штампу који генерише кореспонденцију.
Дописивање генерације
Као што је раније приказано, такође током конфигурисања тачке позива, дописивање се може генерисати у доњем тренутку: -
- У време уноса документа (нпр. ФБ50, ФБ60, итд.)
- У време књижења уплата (нпр. Ф-28, Ф-26, итд.)
- У време приказа или промене документа (нпр. ФБ02, ФБ03, итд.)
- У време приказа рачуна (нпр. ФБЛ1Н, ФБЛ5Н итд.)
Кореспонденција се може генерисати за одређени документ или за рачун добављача / купаца. Следећи дијапозитиви ће објаснити стварање кореспонденције на различите начине и њено штампање.
Израда кореспонденције (Метод А): -
Кореспонденција се може генерисати док креирате, мењате или приказујете документ.
За ово идите на Околина> Кореспонденција и одаберите одговарајући тип кореспонденције, нпр. Погледајте доњи екран у стварању рачуна за купце ФБ70 : -
Слично томе, можете створити кореспонденцију из приказа документа / промене из трансакције, као у ФБ02 / ФБ03 / ФБл1Н / ФЛБ5Н итд.
Израда кореспонденције (Метод Б)
За постојеће рачуноводствене документе можете користити шифру трансакције ФБ12 .
Након уноса шифре компаније, тражиће се врста преписке. Изаберите врсту кореспонденције и тражиће се да унесете број документа / број рачуна. итд. на основу поставке типа преписке. После овога се тражи преписка.
Израда кореспонденције (Метод Ц)
Из трансакције Ф.27 можете да генеришете кореспонденцију (Извод на рачуну) за добављаче / купце.
Овде „Показатељ у матичној евиденцији“, дата вредност треба да се подудара са вредностом датом у матичним подацима купца / добављача> Шифра компаније> Кореспонденција.
Ако потврдите избор у пољу за потврду „Појединачни захтев“, ако исти добављач / купац има ставке поруџбина у више кодова предузећа, тада ће се за сваки код компаније генерисати посебна изјава.
Дописно штампање
Дописно штампање (метода А): -
Користите шифру трансакције Ф.61 да бисте одштампали одговарајући тип кореспонденције који је већ генерисан. По извршењу, једноставно ће одштампати преписку (ако су конфигурисани Е-пошта / факс, итд., Излаз ће се генерисати у том формату)
Дописно штампање (метода Б): -
Из трансакције Ф.64 можете видети генерисано дописно писмо (Споол) и можете га одштампати. (Разлика од Ф.61 је у томе што у Ф.64 можете да обављате и друге операције (попут брисања, прегледа штампе, итд.) За већ генерисани захтев за дописивање.)
Генерисани калем може се видети и одштампати из трансакције СП02 или захтева Систем> сопствени калем .
Преписка путем е-поште
Одржавајте адресу е-поште у поставци у мастеру купца / добављача> Општи подаци> Картица адреса> Комуникација и одаберите начин комуникације као е-пошту.
Ид е-поште такође држите у матичној картици купца / добављача> Подаци о коду компаније> картица Дописништво
Тада ће се преписка за овог купца / добављача генерирати у формату е-поште уместо у испису (узимајући у обзир поставку излаза корисника направљену да би се одредио начин комуникације у излазу корисника дат на следећем слајду.)
(Напомена: Слично томе, подешавање излаза факса можете извршити одабиром стандардне комуникације као ФАКС и одржавањем броја факса.)
Овај чланак је написала Манисха Сингх